Formlar; Mantıksal İşlemler ve E-Posta Yönlendirme

Form etkinliklerinin yanı sıra, yakın zamanda Typeform gibi formlar özelinde çevrimiçi hizmetleri detaylı inceleme ve karşılaştırma imkanım oldu. Bu incelemeler neticesinde edindiğim bilgileri farklı bağlamlarda ayrıca paylaşmaya devam edeceğim. Bu yazının konusu servisler bağlamında koşul (condition) ve/veya yönlendirme (routing) olarak ifade edilen form içeriğine ve/veya bir değere bağlı olarak (url, yönlendirme, vb.) form gönderilerinin farklı e-posta adreslerine yönlendirilmesi işlemi.

Form Koşul ve Yönlendirme İşlemleri

Benzer bir işlemin birkaç yıl önce bir WordPress sitesi üzerinde oluşturulması gerekmişti. Bu süreçte sınırlandırıcı nedenlerden dolayı seçeneklerin ikiye indirimlesi gerekti;

  • Participants Database
  • Gravity Forms

Öncelikle, WordPress temelinde bu 2 çözüme bir bakalım.

Participants Database

Participants Database bir WordPress sitesiyle ilgili olarak kullanılabilecek basit bir veritabanı görüntüleme / çözümü aracıdır1. Eklenti sayesinde üyeler, ekip, öğrenciler gibi kişilere ait bilgiler kolay bir şekilde kayıt olarak toplanabilir ve kişilerin kendisi veya bir yetkili kişi tarafından yönetilebilir. Bu bilgiler formlar başta olmak üzere pek çok biçimde tablolar ile ilişkilendirilebilmektedir. Ayrıca, ilgili eklenti çeşitli ek paketler ile yeteneklerini daha da zenginleştirilebilmektedir2. Yukarıda bahsi geçen e-posta yönlendirme işlemi Email Expansion Kit geliştirme paketi ile gerçekleştirilebilmektedir3.

Gravity Forms

Gravity Forms ücretli ve popüler WordPress eklenti çözümlerinden beri4. Eklenti, resmi ve resmi olmayan geliştirme paketler sayesinde kolay bir şekilde yeni yetenekler kazanabilmekte (farklı form alanları, mantıksal işlemler, vb.), özelleştirilmiş davranışlar gerçekleştirilebilmekte (ürün satışı, ödeme, CRM entegrasyonu, vb.) ve entegrasyon çözümleri / partnerlikler ile (örneğin, HubSpot, Zapier) farklı sistemler ile ilişkilendirilebilmekte5.

Gravity Forms

Gravity Forms ile e-posta yönlendirme işlemlerini form elemanları ve eleman değerlerine bağlı olarak ele almak mümkün6. Bu işlem için Send to > Configure Routing[/bid] adımlarını izlemek yeterli.

Ancak, WordPress temelinde tüm seçenekler bunlardan ibaret değil. Diğer seçeneklere de kısaca göz atalım.

Contact Form 7 (CF7)

CF7 eklentisi popüler ve ücretsiz WordPress form eklentilerinden biri. Diğer çözümlerle kıyaslandığında e-posta yönlendirme işlemini mantıksal bir yaklaşım yerine form elemanlarındaki değişime (select, radio ve checkbox seçimlerine) bağlı olarak ele almakta. Örneğin, form gönderimleri sonrasında bildirimlerin farklı alıcılara iletilebilmesi için öncesinde form içerisine alıcı e-posta adreslerini içeren bir select alanı eklenmesi gerekiyor7.

[select your-recipient "ceo@example.com"
                    "sales@example.com"
                    "support@example.com"]

Artık bu select içeriğini tanımladığımız kimliği ile [your-recipient] çağırabiliriz. Dolayısıyla, To alanına [your-recipient] yazmamız gerekir. Ancak, bu kullanımın bir sorunu var. E-posta adresleri select içerisinde açık bir şekilde yer alacağı için olası SPAM problemlerine de davetiye çıkarmış olabiliriz. Bu tür problemlerden sakınmak için pipe (|) özelliğinden faydalanabiliriz. Pipe özelliği sadece dropdown, radio ve checkbox form elemanları için kullanılabilmekte.

[select your-recipient "CEO|"
                    "Sales|"
                    "Support|"]

Bu durumda label form içerisinde görünür. Ancak, pipe ile birlikte e-posta adresi doğrudan erişilemez hale gelecektir. E-posta adresinin yanı sıra değerlere ayrı ayrı erişmek istersek [_raw_{field name}] ([_raw_your-recipient] tanımımlarını kullanabiliriz.

Gravity Forms

Everest Forms

WPEverest tarafından sunulan Everest Forms, iletişim formlarının yanı sıra pek çok form türünü oluşturmayı mümkün kulan eklentilerden biri. Sürükle-bırak alanlar aracılığı ile oluşturulan formlara sipariş işlemleri de dahil edilebilmekte8.

Caldera Forms

Caldera Forms

Caldera Forms, temel form oluşturma işlemlerinin yanı sıra, formlar aracılığı ile rezervasyon işlemleri gerçekleştirme, ödeme alma gibi özellikler de sunulabilmekte. Ayrıca, geliştirme paketleri ile birlikte formlar arasında ilişkilendirme, özelleştirilmiş alanlar, ödeme altyapısı entegrasyonu, dosya indirme başta olmak üzere pek çok ek çözüme ulaşmak mümkün9.


WordPress ve benzeri tümleşik çözümlerde unutulmaması gereken konu, aynı barındırma alanı aracılığı ile sunulan çözümlerin birbirine bağımlı olacağıdır. Örneğin, yayındaki bir reklam kampanyası ile ilişkili olarak kullandığınız varış sayfası ve formlar web sitesi güncellenirken veya teknik veya performans kaynaklı bir problem esnasında ulaşılamaz olurlar. Bu gibi muhtemel problemlerin önüne geçilmesi amacıyla harici çözümlerin tercih edilmesini öneririm.

Form Servisleri ve Entegrasyon Çözümleri

Form servisleri özelinde daha önce başta HubSpot Forms, Typeform, Unbounce ve Airtable olmak üzere çeşitli araçlardan sıklıkla bahsettim. Pek çok form servisi doğrudan veya dolaylı olarak form içi ve/veya form gönderim davranışlarına yönelik olarak mantıksal yetenekler sunmakta. Ancak, bazıları e-posta yönlendirme süreçlerini doğrudan desteklemeyebiliyor. Typeform bu gibi yetenekleri Zapier gibi entegrasyon & otomasyon araçları sayesinde sunarken10, HubSpot workflow tanımına bağlı olarak kendi iç sistemi içerisinde yönlendirmeleri Assignee olarak ele alıyor11. Unbounce, 3. parti form entegrasyon çözümleri ve/veya Zapier ile yine form gönderilerinin mantıksal olarak işlenmesini sağlıyor12 13. Airtable ise form görünümü ile ilgili olarak otomasyon özelliği kullanılabilir14.

Google Forms + Google Sheets + Zapier

Yine dolaylı olarak e-posta yönlendirme özelliğinden faydalanabileceğimiz seçeneklerden biri de Google Forms. Google Forms aracılığı ile oluşturduğumuz formları Google Sheets ile entegre ettiğimizde form gönderileri ayrıca tablo girdisi olarak toplanacaktır. Bu sayede Zapier aracılığı ile ilgili hücre içi değerleri e-posta yönlendirme gibi çeşitli mantıksal süreçlere dahil edebilmekteyiz15 16. Bunun dışında Apps Script veya add-on seçenekleri de değerlendirilebilir17 18.

Gelelim doğrudan e-posta yönlendirme özelliği sunan form servislerine. Elbette pek çok alternatif tercih edilebilir. Aşağıdaki önerileri müşteri memnuniyeti, fiyatlandırma ve sunulan entegrasyon çeşitliliği gibi kriterlere göre belirledim. Zaman içerisinde deneyimlediğim farklı servisleri de elbette eklemeye devam edeceğim.

FormStack

FormStack

Farklı şablon seçenekleri aracılığı ile hızlı bir şekilde form oluşturup yayınlayabileceğiniz, kullanımı oldukça kolay olan form servislerinden biri olan FormStack sürükle-bırak formlar, dokümanlar (HIPAA, CRM teklif, kontrat ve raporlama, Microsoft Word, özelleştirilebilir doküman şablonları, API, doküman şifreleme) ve elektronik imza yönetimi gibi özellikleri ayrı ayrı ve platform üzerinden bir arada yönetme ve farklı servisler ile entegre etme imkanı sunmakta. Mantıksal işlemleri sadece e-posta yönlendirme değil, işlem onaylama, webhooks ve entegrasyonların bir parçası olarak ele almak mümkün19.

JotForm

Standart form işlemlerinin yanı sıra, ödeme, kayıt, rezervasyon, sipariş gibi pek çok form biçimi JotForm üzerinden kolay bir şekilde oluşturulabilmekte ve doğrudan form veya kart form olarak sunulabilmekte. Kart formlar sayesinde, örneğin bir blog yazınız ya da varış sayfanız üzerinden kolay bir şekilde ödeme gerçekleştirebilir, kayıt oluşturabilir veya sipariş alabilirsiniz. Ek olarak, ilgil formlar tablo özelliği sayesinde platform üzerinden de toplanabilmekte ve/veya PDF özelliği ile doküman haline getirilebilmekte.

JotForm üzerinden form gönderileri sürecine dair pek çok mantıksal tanım yapmak mümkün. Bunlardan biri de elbette bu yazının konusu olan e-posta yönlendirme işlemi. İlgili özellik ücretli kullanıcılara sunulmakta ve form ayarları altında bulunan Emails > Notifications[/bid] bölümü aracılığıyla yönetilebilmekte20.

123formbuilder

Farklı form türleri ve şablonları oluşturmayı ve bu formları entegrasyon seçenekleri ile entegre edebilmeyi mümkün kılan 123FormBuilder, çevrimiçi ödemeler (PayPal), dosya aktarımı (Dropbox formları), CRM kişi ilişkilendirme gibi çözümleri mantıksal işlemlerle birlikte sunabilmekte. Örneğin, PayPal ilişkili formlar ile seçimlere yönelik olarak form akışı özelleştirilebilmekte ve ödemeler / satışlar mantıksal işlemlere uygun bir şekilde gerçekleştirilebilmekte21.

Bu mantıksal yapı içerisinde elbete e-posta yönlendirme de form içeriği ve/veya entegrasyonlar temelinde kolay bir şekilde ele alınabilmekte22.